FAQs zur Projektförderung

Um bei der BürgerStiftung einen Antrag zu stellen oder einen Verwendungsnachweis einzureichen, benötigen Sie ein Benutzerkonto. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung Ihres Benutzerkontos. 

1. Registrierung aufrufen: Gehen Sie auf die Website des Fonds, bei dem Sie einen Antrag stellen möchten. Eine Übersicht aller Fonds in denen zurzeit Anträge gestellt werden können, finden Sie hier. Scrollen Sie auf der Seite nach unten, bis Sie den Button „Zur Registrierung“ sehen, und klicken Sie darauf. 
2. Registrierungsformular ausfüllen: Füllen Sie alle Felder mit Ihren persönlichen Angaben aus. Bitte verwenden Sie eine persönliche E-Mail-Adresse, die Ihnen direkt zugeordnet ist, und keine allgemeine Organisationsadresse. Stimmen Sie anschließend den Datenschutzhinweisen zu und senden Sie das Formular ab. Danach erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail. 
3. Freischaltung abwarten: Ihr Antrag auf Freischaltung wird nun geprüft. Die Bearbeitung kann bis zu zwei Werktage dauern. Sobald Ihr Benutzerkonto freigeschaltet wurde, erhalten Sie eine weitere E-Mail. 
4. Passwort anfordern: Um Ihr Passwort festzulegen, klicken Sie auf den entsprechenden Link in der E-Mail, die Sie nach der Freischaltung erhalten haben. Geben Sie im Formular, auf das Sie gelangen, die E-Mail-Adresse an, die Sie bei der Registrierung verwendet haben, und klicken Sie auf „Absenden“. Daraufhin erhalten Sie eine weitere E-Mail. 
5. Passwort festlegen: Öffnen Sie die neueste E-Mail und klicken Sie auf den darin enthaltenen Link zur Passwortvergabe. Bitte beachten Sie, dass dieser Link nur einmal verwendet werden kann. Legen Sie Ihr Passwort fest und klicken Sie anschließend auf „Bestätigen“. 
6. Im Webform anmelden: Gehen Sie nun zurück in Ihr E-Mail-Postfach und öffnen Sie die erste E-Mail, die Sie von uns erhalten haben. Klicken Sie auf den darin enthaltenen Link zum Antrag. Melden Sie sich dort mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem zuvor festgelegten Passwort an. Wenn Sie im Browser weiterhin angemeldet sind, gelangen Sie ohne Angabe Ihres Passworts zum Formular. 
7. Antrag erstellen und einreichen: Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie Ihren Antrag online erstellen und einreichen. 

Hinweis: Eine ausführliche Beschreibung zur Erstellung und Einreichung Ihres Antrags sowie wichtige Hinweise zum Antragsverfahren finden Sie in der Anleitung zur Antragsstellung.

Wenn Sie bereits ein Benutzerkonto haben, gehen Sie auf den entsprechenden Link zum jeweiligen Formular. Dann melden Sie sich mit Ihren Login-Daten an. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, nutzen Sie die Option „Neues Passwort anfordern“. Wenn beim Login Schwierigkeiten auftreten, melden Sie sich bitte bei uns. 

Bei Fragen oder Problemen zu Ihrem Benutzerkonto, sprechen Sie bitte die für Sie zuständige Fondskoordination oder unser Verwaltungsteam an. Das Verwaltungsteam erreichen Sie unter der Mail: projektverwaltung@buergerstiftung-hamburg.de 

Der Login wird immer beim Zugriff auf das entsprechende Formular angefragt. Ihr Nutzername ist in der Regel Ihre persönliche Mailadresse. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es einfach zurücksetzen: Klicken Sie dafür auf Passwort vergessen, dann erhalten Sie eine Mail, mit der Sie Ihr Passwort zurücksetzen können. 

Wenn beim Login Schwierigkeiten auftreten, melden Sie sich bitte bei uns unter projektverwaltung@buergerstiftung-hamburg.de 

Bevor Sie einen Antrag stellen, sollten Sie sich genau informieren, ob Ihr Projekt zu den jeweiligen Förderkriterien des Fonds passt. Die Förderkriterien finden Sie auf der entsprechenden Webseite des Fonds. Hier finden sie eine Übersicht über alle unsere Fonds, bei denen zurzeit Förderungen beantragt werden können. Sie können sich auch immer sehr gerne von der zuständigen Fondskoordination beraten lassen. 

Wenn Sie unsicher sind, welcher Fonds zu  Ihrem Projekt passt, wenden Sie sich gerne an unsere Beratungsstelle Engagement Dock.

Tel: (040) 87 88 969-81
engagement-dock@buergerstiftung-hamburg.de

Den Link zum Antragsformular finden Sie auf der entsprechenden Fondswebseite oder in der ersten Mail, die Sie direkt nach Ihrer Registrierung für den entsprechenden Fonds erhalten haben. Hier kommen Sie zu einer Übersicht über alle Fonds der BürgerStiftung, bei denen zurzeit Förderungen beantragt werden können. 

Schritt 1: Login  (siehe hierzu auch den Punkt Benutzerkonto einrichten)

Schritt 2: Upload: Bitte halten Sie folgende Dateien zum Upload bereit:

• Freistellungsbescheid
• Satzung des Trägers
• wenn vorhanden, ein Kinderschutzkonzept

Schritt 3: Kosten- und Finanzierungsplan (xls(x)): Bitte nutzen Sie hierfür unsere Vorlage. Diese finden Sie hier oder als Download im Antragsformular.  

Schritt 4: Formular ausfüllen: Bitte beantworten Sie alle Fragen des Fragebogens. Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder. Folgende Fragen stellen wir in allen Fonds: 

• Allgemeine Fragen: … Bitte gucken Sie auch auf die individuellen Fragen am Ende des Absatzes.
• Förderbedingungen: Bitte beachten Sie die im Formular verlinkten Förderbestimmungen und lesen Sie diese aufmerksam durch: Bitte beachten Sie, dass diese verbindlich gelten, sofern es zu einer Förderung kommt.  

Schritt 5: Zwischenspeichern: Speichern Sie bitte am Ende jeder Seite den aktuellen Stand, damit keine Einträge verloren gehen. Die Speicherung ermöglicht es auch, die Arbeit am Formular zu unterbrechen und später fortzusetzen. Sie können jederzeit wieder zurückblättern und Eingaben verändern.

Schritt 6: Formular prüfen: Wenn Sie alle Informationen eingetragen haben, können Sie die Vorschau Ihres Antrags ansehen und prüfen. Wenn Sie noch Änderungen vornehmen möchten, nutzen Sie die „Zurück“-Option. 

Tipp: Sie wollen den Antrag bei sich als PDF ablegen? Klicken Sie bei der Vorschau auf Strg. + P. Wählen Sie anschließend als Drucker „Als PDF speichern“ oder „Microsoft Print to PDF“ aus. Danach können Sie den Speicherort auswählen und Ihren Antrag als PDF-Datei abspeichern. 

Schritt 7: Formular einreichen: Klicken Sie auf „Absenden“, um Ihren Antrag an die BürgerStiftung Hamburg zu übermitteln. Sie erhalten eine Bestätigungsmail. Sollten Sie diese E-Mail nicht erhalten, prüfen Sie bitte Ihren Spamordner.

Gemeinsam am Online-Formular arbeiten: Sie können den Antrag auch gemeinsam ausfüllen, indem Sie Ihre Login-Daten anderen zugänglich machen. Zeitgleiches Arbeiten an dem Formular ist leider nicht möglich.   

individuelle Fragen der Fonds

Wenn Sie eine Aufforderung zur Einreichung eines Folgeantrags erhalten haben, finden Sie hier die passenden Informationen: 

Schritt 1: Login: Möglicherweise sind Sie bereits bei uns registriert und können Ihren Antrag direkt online erstellen. Bitte prüfen Sie zunächst, ob Ihnen Zugangsdaten vorliegen. Falls nicht oder wenn sich die Ansprechperson geändert hat, beachten Sie bitte den Punkt Benutzerkonto einrichten. Falls alles vorliegt, können Sie sich hier anmelden. 

Schritt 2: Upload vorbereiten: Sollten sich in folgenden Dateien im letzten Jahr Änderungen ergeben haben, halten Sie diese bitte zum Upload bereit:

• Freistellungsbescheid
• Satzung des Trägers
• wenn vorhanden, ein Kinderschutzkonzept

Nur zutreffend beim Hamburger Anker: Bitte halten Sie Ihren formlosen Zwischenbericht zum Upload bereit. 

Schritt 3: Kosten- und Finanzierungsplan (xls(x)): Bitte nutzen Sie hierfür unsere Vorlage. Diese finden Sie als Download im Antragsformular.  

Schritt 4: Formular ausfüllen

• Projekt ID: Wählen Sie die Projekt-ID Ihres Projektes aus der Liste aus und klicken Sie diese an. Der Projektname erscheint dann automatisch. Sollte Ihr Projekt in der Liste fehlen, melden Sie sich bitte bei Ihrem:r Ansprechpartner:in bei der BürgerStiftung Hamburg. Ihre Projekt ID finden Sie im letzten Bewilligungsbescheid.
• Fragen beantworten: Bitte beantworten Sie alle Fragen des Fragebogens. Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder. Im Folgeantrag fragen wir nach eine Projektkurzbeschreibung in 5 Sätzen und vor allem nach Veränderungen in Bezug auf die vorherige Förderung. 
• Förderbedingungen: Bitte beachten Sie die im Formular verlinkten Förderbestimmungen und lesen Sie diese aufmerksam durch: Bitte beachten Sie, dass diese verbindlich gelten, sofern es zu einer Förderung kommt.  

Schritt 5: Zwischenspeichern: Speichern Sie bitte am Ende jeder Seite den aktuellen Stand, damit keine Einträge verloren gehen. Die Speicherung ermöglicht es auch, die Arbeit am Formular zu unterbrechen und später fortzusetzen. Sie können jederzeit wieder zurückblättern und Eingaben verändern.

Schritt 6: Eingaben prüfen: Wenn Sie alle Informationen eingetragen haben, können Sie die Vorschau Ihres Antrags ansehen und prüfen. Wenn Sie noch Änderungen vornehmen möchten, nutzen Sie die „Zurück“-Option. 

Tipp: Sie wollen den Antrag bei sich als PDF ablegen? Klicken Sie bei der Vorschau auf Strg. + P. Wählen Sie anschließend als Drucker „Als PDF speichern“ oder „Microsoft Print to PDF“ aus. Danach können Sie den Speicherort auswählen und Ihren Antrag als PDF-Datei abspeichern. 

Schritt 7: Formular einreichen: Klicken Sie auf „Absenden“, um Ihren Antrag an die BürgerStiftung Hamburg zu übermitteln. Sie erhalten eine Bestätigungsmail. Sollten Sie diese E-Mail nicht erhalten, prüfen Sie bitte Ihren Spamordner.

Gemeinsam am Online-Formular arbeiten: Sie können den Antrag auch gemeinsam ausfüllen, indem Sie Ihre Login-Daten anderen zugänglich machen. Zeitgleiches Arbeiten an dem Formular ist leider nicht möglich.   

Nach dem Absenden Ihres Antrags kann das Formular in Ihrem Account eingesehen werden. Dafür … Alternativ erhalten Sie nach dem Abschicken des Formulars eine E-Mail mit einer Übersicht über den Antrag. Prüfen Sie auch Ihren Spamordner.

Fördersumme und Fristen

Mit der Zusage zu einer Förderung erhalten Sie von uns einen Bewilligungsbescheid und eine E-Mail, in der eventuelle Besonderheiten zur Förderung enthalten sind. Im Bewilligungsbescheid enthalten sind Informationen zu Berichtspflichten, Fördersummen und Mittelauszahlungen. Im Bewilligungsbescheid finden Sie auch Ihre Projekt-ID. Diese benötigen Sie, wenn Sie Ihren Verwendungsnachweis einreichen. 

Mittelauszahlung 

Nachdem Sie den Bewilligungsbescheid erhalten haben, werden die Fördermittel ausgezahlt. Ab einer Fördersumme von 10.000,01 € passiert dies in zwei gleichen Raten zum Beginn des Projektes und nach der Hälfte der Projektlaufzeit. Die Mittel werden auf das Konto ausgezahlt, das Sie im Antrag angegeben haben. 

Änderungen während der Projektlaufzeit 

Sollten sich nach der Bewilligung Ihres Projektes Änderungen ergeben, wie zum Beispiel bei Projektabbruch, Umwidmung von Fördermitteln, Änderungen im Förderzeitraum oder eine Änderung der Ansprechperson, melden Sie sich diesbezüglich bei Ihrer Fondskoordination. 

Zwischenbericht: Fälligkeit (nur für Projekte …)

Der Zwischenbericht ist nach der Hälfte der Projektlaufzeit fällig. Das genaue Datum finden Sie in Ihrem Bewilligungsbescheid. Der Zwischenbericht wird formlos per Mail an die Fondskoordination versendet oder Sie erhalten einen Link zu einem Zwischenberichtsformular. Genauere Informationen erhalten Sie im Rahmen der Bewilligungs-Email. 

Verwendungsnachweis: Fälligkeit 

Der Verwendungsnachweis ist, wenn nicht anders angegeben, sechs Wochen nach Projektabschluss fällig. Das genaue Datum zur Abgabe des Verwendungsnachweises steht im Bewilligungsbescheid. 

Formular: Den Link zum Online-Formular erhalten Sie entweder mit Ihrer Bewilligungsmail oder wird Ihnen sechs bis acht Wochen vor der Fälligkeit des Nachweises von Ihrer Fondskoordination zugesendet.  

Aufbau des Verwendungsnachweis: Der Verwendungsnachweis ist in zwei Teile gegliedert: 
– Sachbericht: Angaben zum geförderten Projekt (Träger, Titel, Zeitraum, Ansprechperson, usw.), Angaben zur Umsetzung des Projektes und Formalia
– zahlenmäßiger Nachweis: Eingabe tatsächlicher Ausgaben, die mit der Förderung und für das Projekt getätigt wurden. Das Formular entspricht im Aufbau dem Finanzplan des Antragsformulars. 

Fälligkeit: Der Verwendungsnachweis ist, wenn nicht anders angegeben, sechs Wochen nach Projektabschluss fällig. Das genaue Datum zur Abgabe des Verwendungsnachweises steht im Bewilligungsbescheid.

Schrittweises Ausfüllen

Schritt 1: Login: Da Sie bereits einen Projektantrag gestellt haben, sind Sie schon bei uns registriert und können Ihren Verwendungsnachweis sofort online erstellen. Bitte prüfen Sie zunächst, ob Ihnen Zugangsdaten vorliegen. Falls nicht oder wenn sich die Ansprechperson geändert hat, beachten Sie bitte den Punkt Benutzerkonto einrichten. 

Schritt 2: Upload vorbereiten: Bitte beachten Sie unbedingt die zulässige Größe der Dateien und rechnen Sie diese, wenn nötig, herunter (z.B. Fotos)!. Halten Sie bitte folgende Dateien zum Upload bereit: 

• wenn vorhanden Material zu Veranstaltungen im Rahmen Ihres Projekts (gif, jpg, png, pdf, doc(x), odt, mov, mp3,wav oder zip) 
• wenn vorhanden Fotos aus dem Projekt (jpg, png, gif),  

Schritt 3: zahlenmäßiger Nachweis (xls(x)): Bitte nutzen Sie hierfür unsere Vorlage. Diese finden Sie hier oder als Download im Formular.  

Schritt 4: Formular ausfüllen

• Projekt ID: Wählen Sie die Projekt-ID Ihres Projektes aus der Liste aus und klicken Sie diese an. Der Projektname erscheint dann automatisch. Sollte Ihr Projekt in der Liste fehlen, melden Sie sich bitte bei Ihrem:r Ansprechpartner:in bei der BürgerStiftung Hamburg. Ihre Projekt ID finden Sie im letzten Bewilligungsbescheid.
• Fragen beantworten: Bitte beantworten Sie alle Fragen des Fragebogens. Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder. Im Folgeantrag fragen wir vor allem nach Veränderungen in Bezug auf die vorherige Förderung. 

Schritt 5: Zwischenspeichern: Speichern Sie bitte am Ende jeder Seite den aktuellen Stand, damit keine Einträge verloren gehen. Die Speicherung ermöglicht es auch, die Arbeit am Formular zu unterbrechen und später fortzusetzen. Sie können jederzeit wieder zurückblättern und Eingaben verändern.

Schritt 6: Eingaben prüfen: Wenn Sie alle Informationen eingetragen haben, können Sie die Vorschau Ihres Antrags ansehen und prüfen. Wenn Sie noch Änderungen vornehmen möchten, nutzen Sie die „Zurück“-Option.  Hinweis: Bitte wundern Sie sich nicht, wenn in der Vorschau Fragen angezeigt werden, die Sie im Formular nicht beantworten mussten. Diese sind dann aus anderen Förderverfahren und lassen sich leider nicht ausblenden.

Tipp: Sie wollen den Antrag bei sich als PDF ablegen? Klicken Sie bei der Vorschau auf Strg. + P. Wählen Sie anschließend als Drucker „Als PDF speichern“ oder „Microsoft Print to PDF“ aus. Danach können Sie den Speicherort auswählen und Ihren Antrag als PDF-Datei abspeichern. 

Schritt 7: Formular einreichen: Klicken Sie auf „Absenden“, um Ihren Antrag an die BürgerStiftung Hamburg zu übermitteln. Sie erhalten eine Bestätigungsmail. Sollten Sie diese E-Mail nicht erhalten, prüfen Sie bitte Ihren Spamordner.

Gemeinsam am Online-Formular arbeiten: Sie können den Antrag auch gemeinsam ausfüllen, indem Sie Ihre Login-Daten anderen zugänglich machen. Zeitgleiches Arbeiten an dem Formular ist leider nicht möglich.   

Bitte überweisen Sie die Restmittel Ihres Projektes, nach Aufforderung durch die Fondskoordination, zurück an die BürgerStiftung. Bitte geben Sie den Verwendungszweck wie folgt an: Rückzahlung Förderung FONDS, Projekt-ID XXXXX 

Mit einer Förderung verpflichten Sie sich, auf die Förderung durch die BürgerStiftung Hamburg hinzuweisen, auf allen projektbezogenen Veröffentlichungen das Logo der BürgerStiftung Hamburg zu verwenden und auf der Website des Trägers auf die Website der BürgerStiftung Hamburg zu verlinken. Hier können Sie das Logo der BürgerStiftung Hamburg herunterladen. 

Ihre erste Ansprechperson ist immer die für Sie zuständige Fondskoordination. 

Sollte diese aus irgendeinem Grund nicht erreichbar sein, wenden Sie sich gerne auch an unser Projektverwaltungsteam unter: projektverwaltung@buergerstiftung-hamburg.de