FAQs zum Förderverfahren

Die zuständige Bürgerstiftung gibt die Entscheidung des jeweiligen Beirates an die Projektträger weiter. Es wird ein Fördervertrag o.ä. zwischen der Bürgerstiftung und dem Projektträger geschlossen. Sie bleibt erste Ansprechperson bei Fragen oder Änderungswünschen.

Projekte, die bewilligt sind, erhalten die volle beantragte Summe.

Projekte, die teilbewilligt sind, erhalten einen Teilbetrag zusammen mit dem Hinweis, wie gekürzt wurde. Hier gibt es im Schwerpunkt zwei Varianten: Es wurde in der Länge der Laufzeit oder innerhalb einzelner Posten gekürzt.

Projekte, die abgelehnt werden, erhalten ausschließlich eine systemgenerierte Benachrichtigung aus dem Antragsportal.

Die zuständigen Bürgerstiftungen schließen eigene Förderverträge o.ä. mit Ihnen ab. In diesem Rahmen können u.a. festgehalten werden:

• Rahmen der Förderung (Fördersumme aufgeschlüsselt nach Kostenposition, Mittelabrufe, etc.)
• Sachgemäße Projektumsetzung
• Berichts- und Informationspflicht
• Öffentlichkeitsarbeit
• Datenschutz
• Laufzeit, Antragsänderung und Kündigung

Für die Auszahlung der bewilligten Fördermittel ist ebenfalls Ihre zugehörige Bürgerstiftung zuständig. Diese ist verpflichtet, die bewilligten Mittel für Ihren Antrag an Sie weiterzuleiten. Bei Förderhöhen über 10.000 Euro erfolgt dies in Raten (pro Kalenderjahr). Für die Kommunikation mit den Bürgerstiftungen können Sie diesen Mittelabrufplan bei der Bürgerstiftung einreichen. 

Eine Übersicht aller Ihrer Anträge finden Sie wie gewohnt im Antragsportal. In dieser Übersicht sehen Sie den Status der Anträge. Gehen Sie wie folgt vor:

Loggen Sie sich mit Ihren bekannten Zugangsdaten ein unter https://hand-in-hand.buergerstiftung-hamburg.de/

Auf der Startseite klicken Sie unter dem Bereich Meine Förderanträge auf „Laufende Antragsverfahren verwalten“.

Sollten sich im Laufe der Projektlaufzeit unvorhergesehene Änderung am Projekte ergeben, dazu gehören auch eine Veränderung der Projektlaufzeit oder ein Abbruch des Projektes, sind Sie verpflichtet, diese der jeweiligen Ansprechperson in Ihrer Partner-Bürgerstiftung mitzuteilen. Diese gibt die Informationen dann an den Verein Stiften für alle e.V. weiter.

Der abschließende Verwendungsnachweis erfolgt digital über das Antragsportal. Die Frist ist sechs Wochen nach Ablauf des Projektes. Für Projekte die vor dem 31.12.2025 bereits geendet haben gilt die Frist: 11.02.2026

Der Bericht und der zahlenmäßige Nachweis erfolgen ähnlich wie beim Antrag über einen digitalen Fragebogen. Wir werden keine Belege anfordern, behalten uns aber vor, diese bei Unstimmigkeiten nachzufordern.

Wir benötigen nur einen abschließenden Verwendungsnachweis.

Zur Erstellung des abschließenden Verwendungsnachweises nutzen Sie bitte das online-Formular im Antragsportal. Dafür verwenden Sie bitte Ihre bereits bestehenden Login-Daten: https://hand-in-hand.buergerstiftung-hamburg.de/

Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzer:innen-Konto im Antragsportal ein unter: https://hand-in-hand.buergerstiftung-hamburg.de/ 
 
Auf der Startseite klicken Sie unter dem Bereich „Förderanträge“ auf „laufende Antragsverfahren verwalten“. Daraufhin öffnet sich eine neue Seite mit einer Übersicht aller (bewilligten und teilbewilligten) Projekte, die Sie selbst beantragt haben. 
Klicken Sie am Ende der Zeile eines Antrags neben „Antrag öffnen“ auf den kleinen Pfeil nach unten. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü. Wählen Sie hier bitte „Verwendungsnachweis öffnen“ aus. Ein neues Fenster öffnet sich mit dem Online-Formular zur Erstellung Ihres Verwendungsnachweis. 

Die Prüfung des Verwendungsnachweises (VN) erfolgt über Ihre zuständige Bürgerstiftung. Sollte es Unklarheiten im VN geben, wird Ihre Bürgerstiftung direkt mit Ihnen Kontakt aufnehmen. Die abschließende Prüfung übernimmt der Verein Stiften für alle e.V.. 

Aufbau des Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis ist in drei Formulare gegliedert: 
– Allgemeines: Angaben zum geförderten Projekt (Träger, Titel, Zeitraum, Ansprechperson, usw.)
– Sachbericht: Angaben zur Umsetzung des Projektes und Formalia
– Projektkosten: Eingabe tatsächlicher Ausgaben, die mit der Förderung und für das Projekt getätigt wurden. Das Formular entspricht im Aufbau dem Finanzplan des Antragsformulars. 

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: antragsportal@buergerstiftungen.de 

Start und Speichern des Verwendungsnachweis 

Sie können das Formular zur Erstellung des Verwendungsnachweis jederzeit öffnen, auch vor Projektende. Sie können über die „Speichern“-Funktion die Bearbeitung jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. 
Achtung: Ihr Antrag ist erst gespeichert, wenn das System auf die Übersichtsseite springt. Der Speichervorgang kann einen Moment dauern, bitte haben Sie etwas Geduld. 

Einreichen des Verwendungsnachweis 

Zum Einreichen des Verwendungsnachweis müssen zunächst alle Pflichtfelder ausgefüllt werden. Wenn der Verwendungsnachweis fertig ist, klicken Sie bitte am unteren Ende des Formulars auf den roten Button „Prüfung beantragen“. Ihr Verwendungsnachweis wechselt damit zunächst in den Status „Prüfung beantragt“.
Erst wenn die Prüfung begonnen wurde, wechselt der Status zu „In Prüfung“. In diesem Status können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. 
Bis zum Abschluss der Prüfung kann der Status des Verwendungsnachweis durch die prüfende Organisation für Korrekturen o.ä. zur Überarbeitung umgestellt werden. 

Wenn Restmittel übrigbleiben, bitten wir Sie im ersten Schritt gemeinsam mit Ihrer Partner-Bürgerstiftung zu prüfen, ob diese noch sinnvoll für die Umsetzung des Projektes eingesetzt werden können, beispielsweise durch die Verlängerung der Projektlaufzeit. Sollte das der Fall sein, informiert die Bürgerstiftung den Verein Stiften für alle e.V. (siehe hierzu auch den Punkt Änderungen in der laufenden Projektarbeit). Wenn aber am Ende doch Geld übrigbleibt, werden Sie nach Einreichung des Verwendungsnachweises dazu aufgefordert, dieses an ihre Partner-Bürgerstiftung zurückzuüberweisen. Diese überweist dann an den Verein Stiften für alle e.V.. 

Bitte warten Sie hierfür auf die entsprechende Rückzahlungsforderung mit den nötigen Zahlungsinformationen durch Ihre Bürgerstiftung.

Geförderte Projekte sind nicht verpflichtet auf die Förderung durch Stiften für alle e.V., die Bürgerstiftungen  oder den NDR hinzuweisen, können es aber in die Kommunikation aufnehmen. Projektträger dürfen die Förderzusage durch die Benefizaktion „Hand in Hand“ nennen und auch das Hand-in-Hand-Logo oder das Logo der Partner-Bürgerstiftung dafür verwenden. Nicht gestattet ist die Nennung von Geldbeträgen.

Download des NDR-Logos

Der erste Kommunikationsweg ist immer über Ihre Partner-Bürgerstiftung. Sollte diese aus irgendeinem Grund nicht erreichbar sein, wenden Sie sich gerne auch an: antragsportal@buergerstiftungen.de