FAQs zum Förderverfahren

Das Team vom Antragsservice gibt die Entscheidungen des Beirats ins Antragsportal ein. Im Antragsportal gibt es drei mögliche Status: Bewilligung, Teilbewilligung, Ablehnung.

Projekte, die bewilligt sind, erhalten die volle beantragte Summe.

Projekte, die teilbewilligt sind, erhalten einen Teilbetrag zusammen mit dem Hinweis, wie gekürzt wurde. Hier gibt es im Schwerpunkt zwei Varianten: Es wurde in der Länge der Laufzeit oder innerhalb einzelner Posten gekürzt.

Für die Projekte, die bewilligt oder teilbewilligt werden, erhalten die zuständigen Bürgerstiftungen ein Email mit einem Rahmenvertrag (siehe hierzu auch Unterpunkt Verträge). Darüber hinaus erhalten die Bürgerstiftungen über jeden (teil-)bewilligten Antrag eine systemgenerierte Benachrichtigung aus dem Antragsportal. Sollte es sich um den Antrag eines externen Trägers handeln, informieren Sie diesen bitte zeitnah über die Entscheidung und klären Sie die weiteren gemeinsamem Schritte.

Projekte, die abgelehnt werden, informieren wir hingegen direkt über das Portal. Die Bürgerstiftungen erhalten die E-Mail in Kopie.

Rahmenvertrag, Bewilligungsbescheid und Fördervertrag

• Bürgerstiftungen erhalten einen Rahmenvertrag über alle geförderten Projekte (zum Gegenzeichnen per E-Mail). In dem Rahmenvertrag werden u.a. grundlegende Aufgaben und Pflichten des Bürgerstiftungen im Förderverfahren geregelt.
• Ergänzend zum Rahmenvertrag gibt es pro gefördertem Projekt einen Bewilligungsbescheid, der der Bürgerstiftung im Antragsportal zum Download bereitgestellt wird. Im Bewilligungsbescheid wird u.a. Folgendes benannt und geregelt:
  – Bewilligte Fördersumme aufgeschlüsselt nach Kostenposition
  – Bewilligter Förderzeitraum
  – Anmerkung zur Verwendung der Mittel
  – Umgang mit Änderungen
  – Information zum Mittelabruf
• Für geförderte Projekte, bei denen Bürgerstiftungen und Projektträger nicht ein und dieselbe Organisation sind, wird der Bürgerstiftung empfohlen einen eigenen Fördervertrag mit den jeweiligen Projektträgern abzuschließen. Eine Vorlage zur optionalen Verwendung finden Sie hier.
• Um die Mittelabrufe bei Stiften für alle e.V. gut planen zu können, empfehlen wir, Förderprojekte einen Mittelabrufplan erstellen zu lassen. Dieses gilt vor allem für Bürgerstiftungen, die Mittelabrufe für viele Projekte übernehmen. Eine Vorlag finden Sie hier.

Wir haben zur Unterstützung der Kommunikation mit den Förderprojekten FAQs erstellt, die in ähnlicher Form wie diese, alle wichtigen Informationen zusammenfassen. Unter folgendem Link können Sie diese an Ihre Förderprojekte weitergeben: https://buergerstiftung-hamburg.de/infos-zum-hih-foerderverfahren/

Eine Übersicht aller Anträge, die Sie selbst gestellt haben oder die Ihrer Bürgerstiftung zugeordnet sind, finden Sie wie gewohnt im Antragsportal. In dieser Übersicht sehen Sie den Status der Anträge. Gehen Sie wie folgt vor:

Loggen Sie sich mit Ihren bekannten Zugangsdaten ein unter https://hand-in-hand.buergerstiftung-hamburg.de/

Auf der Startseite klicken Sie unter dem Bereich Meine Förderanträge auf „Laufende Antragsverfahren verwalten“.

Loggen Sie sich mit Ihren bekannten Zugangsdaten ein unter https://hand-in-hand.buergerstiftung-hamburg.de/  

Auf der Startseite klicken Sie unter dem Bereich Bewilligungen auf „Bewilligungen einsehen und Mittelabrufe verwalten“. Auf der nächsten Seite finden Sie eine Übersicht mit allen bewilligten und teilbewilligten Projekten, die Sie selbst beantragt haben oder die Ihrer Bürgerstiftung zugeordnet sind. Klicken Sie am Ende der Zeile eines Antrags auf „Download“. Der Bewilligungsbescheid zu diesem Projekt wird für Sie heruntergeladen. 

Die Mittelabrufe erfolgen über die Bürgerstiftungen. Diese sind verpflichtet, die abgerufenen Mittel dann an das entsprechende Projekt weiterzuleiten.

• Alle Fördersummen unter 10.000 Euro sollen bitte mit einem Mittelabruf abgerufen werden.
• Alle größeren Fördersummen sollen bitte in Raten für das entsprechende Förderjahr abgerufen werden.

Die Mittelabrufe erfolgen pro Projekt direkt über das Portal. Gehen Sie hierzu bitte wie folgt vor:

Loggen Sie sich mit Ihren bekannten Zugangsdaten ein unter https://hand-in-hand.buergerstiftung-hamburg.de/

Auf der Startseite klicken Sie unter dem Bereich Bewilligungen auf „Bewilligungen einsehen und Mittelabrufe verwalten“. Auf der nächsten Seite finden Sie eine Übersicht mit allen bewilligten und teilbewilligten Projekten, die Sie selbst beantragt haben oder die Ihrer Bürgerstiftung zugeordnet sind. Klicken Sie am Ende der Zeile eines Antrags nicht direkt auf „Download“, sondern auf den kleinen Pfeil nach unten. Es erscheinen nun zwei Optionen: „Mittelabruf erstellen“ und „Mittelabrufe anzeigen“. Sie klicken in diesem Fall auf „Mittelabruf erstellen“. Auf der nächsten Seite tragen Sie den Betrag ein, den Sie abrufen möchten, und klicken dann auf „Absenden“. Das System springt nun wieder zurück auf die Übersicht der Bewilligungsbescheide und gibt Ihnen den blau unterlegt Hinweis „Mittelabruf erstellt.“

Um alle Mittelabrufe eines Antrags sowie deren Status zu sehen, klicken Sie auf der Übersichtsseite am Ende der Zeile eines Antrags nicht direkt auf „Download“, sondern auf den kleinen Pfeil nach unten. Es erscheinen nun zwei Optionen: „Mittelabruf erstellen“ und „Mittelabrufe anzeigen“. Sie klicken in diesem Fall auf „Mittelabrufe anzeigen“. Sie sehen zu jedem Mittelabruf das Erstellungsdatum, den abgerufenen Betrag, den Status des Mittelabrufs sowie das Annahmedatum, sofern er angenommen wurde.

Klicken Sie in der Zeile unter dem Logo „Bürgerstiftungen im Norden“ auf „Bewilligungen“, um wieder auf die Übersicht aller (teil-)bewilligten Anträge zu kommen.

Die Bürgerstiftungen sind erste Ansprechpersonen für die Projekte bei Änderungswünschen oder Problemen in der Projektumsetzung. Wir gehen davon aus, dass alle Bürgerstiftungen die Umsetzung der Projekte im Rahmen ihrer Möglichkeiten begutachten und begleiten. Sollte es zu größeren Änderungen, den Abbruch des Projektes oder einer Veränderung der Projektlaufzeit kommen, bitten wir Sie, uns dieses so schnell wie möglich mitzuteilen.  

Bitten wenden Sie sich dazu an: antragsportal@buergerstiftungen.de    

Der abschließende Verwendungsnachweis erfolgt digital über das Antragsportal. Die Frist ist sechs Wochen nach Ablauf des Projektes. Für Projekte die vor dem 31.12.2025 bereits geendet haben gilt die Frist: 11.02.2026

Der Bericht und der zahlenmäßige Nachweis erfolgen ähnlich wie beim Antrag über einen digitalen Fragebogen. Wir werden keine Belege anfordern, behalten uns aber vor, diese bei Unstimmigkeiten nachzufordern.  

Wir benötigen nur einen abschließenden Verwendungsnachweis. Es ist aber natürlich den Bürgerstiftungen überlassen, sich informelle Zwischenberichte zum Verlauf des Projektes schicken zu lassen. Dies empfiehlt sich besonders bei Projekten, die eine längere Laufzeit haben.

Alle Projektträger nutzen das online-Formular im Antragsportal. Dafür nutzen Sie bitte Ihre bereits bestehenden Login-Daten: https://hand-in-hand.buergerstiftung-hamburg.de/  

Bitte beachten Sie, dass die Bürgerstiftungen sowohl die eigenen als auch die ihnen zugeordneten Förderprojekte prüfen. Die Frist ist sechs Wochen nach Einreichung eines Verwendungsnachweises.

Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzer:innen-Konto im Antragsportal ein unter: https://hand-in-hand.buergerstiftung-hamburg.de/ 
 
Auf der Startseite klicken Sie unter dem Bereich „Förderanträge“ auf „laufende Antragsverfahren verwalten“. Daraufhin öffnet sich eine neue Seite mit einer Übersicht aller (bewilligten und teilbewilligten) Projekte, die Sie selbst beantragt haben. Bürgerstiftungen finden hier zudem auch alle Anträge von externen Trägern, die Ihnen im Förderverfahren zugeordnet sind. 
Klicken Sie am Ende der Zeile eines Antrags neben „Antrag öffnen“ auf den kleinen Pfeil nach unten. Es öffnet sich ein Dropdown-Menü. Wählen Sie hier bitte „Verwendungsnachweis öffnen“ aus. Ein neues Fenster öffnet sich mit dem Online-Formular zur Erstellung Ihres Verwendungsnachweis. 
 
Hinweis für Bürgerstiftungen: Da es hier um das Erstellen von Verwendungsnachweisen geht, wird die Option zum Öffnen von Verwendungsnachweisen hier ausschließlich bei (teil-) bewilligten Anträgen angezeigt, die sie selbst als Bürgerstiftung eingereicht haben. Zum Öffnen bzw. Prüfen von Verwendungsnachweisen externer Träger, die Ihnen im Förderverfahren zugeordnet sind, lesen Sie bitte weiter unter dem Punkt “Prüfung des Verwendungsnachweis” 

Alle antragstellenden Organisation sind für die Erstellung der Verwendungsnachweise ihrer eigenen Förderprojekte zuständig. 
Bürgerstiftungen erstellen die Verwendungsnachweise für ihre selbst beantragten Förderprojekte. Die Frist ist sechs Wochen nach Ablauf des Projektes.
Die Bürgerstiftungen sind darüber hinaus für die Prüfung der ihnen im Förderverfahren zugeordneten, sowie ihrer eigenen Förderprojekte zuständig. Die Frist ist sechs Wochen nach Einreichung eines Verwendungsnachweises.

Eine abschließende Prüfung aller Förderprojekte erfolgt durch den Verein Stiften für alle e.V. 

Aufbau des Verwendungsnachweis

Der Verwendungsnachweis ist in drei Formulare gegliedert: 
– Allgemeines: Angaben zum geförderten Projekt (Träger, Titel, Zeitraum, Ansprechperson, usw.)
– Sachbericht: Angaben zur Umsetzung des Projektes und Formalia
– Projektkosten: Eingabe tatsächlicher Ausgaben, die mit der Förderung und für das Projekt getätigt wurden. Das Formular entspricht im Aufbau dem Finanzplan des Antragsformulars. 

 Bei Fragen wenden Sie sich bitte an: antragsportal@buergerstiftungen.de 

Start und Speichern des Verwendungsnachweis 

Sie können das Formular zur Erstellung des Verwendungsnachweis jederzeit öffnen, auch vor Projektende. Sie können über die „Speichern“-Funktion die Bearbeitung jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. 
Achtung: Ihr Antrag ist erst gespeichert, wenn das System auf die Übersichtsseite springt. Der Speichervorgang kann einen Moment dauern, bitte haben Sie etwas Geduld. 

Einreichen des Verwendungsnachweis 

Zum Einreichen des Verwendungsnachweis müssen zunächst alle Pflichtfelder ausgefüllt werden. Wenn der Verwendungsnachweis fertig ist, klicken Sie bitte am unteren Ende des Formulars auf den roten Button „Prüfung beantragen“. Ihr Verwendungsnachweis wechselt damit zunächst in den Status „Prüfung beantragt“.
Erst wenn die Prüfung begonnen wurde, wechselt der Status zu „In Prüfung“. In diesem Status können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. 
Bis zum Abschluss der Prüfung kann der Status des Verwendungsnachweis durch die prüfende Organisation für Korrekturen o.ä. zur Überarbeitung umgestellt werden. 

Die Prüfung der Verwendungsnachweise (VN) erfolgt ähnlich wie die Antragsprüfung über das Portal. Die Bürgerstiftungen sind für die Prüfung der ihnen im Förderverfahren zugeordneten und ihrer eigenen Förderprojekte zuständig. Sollte es Unklarheiten im VN geben, sind die Bürgerstiftungen dazu aufgefordert, diese mit den Projekten zu klären. Erst wenn der VN korrekt vorliegt, darf er von den Bürgerstiftungen über das Portal freigegeben werden. Der Verein Stiften für alle e.V. entscheidet dann abschließend über den Abschluss des Förderfalls. 

Anleitung zur Prüfung von Verwendungsnachweisen

Wenn Restmittel übrigbleiben, bitten wir Sie im ersten Schritt zu prüfen, ob diese noch sinnvoll für die Umsetzung des Projektes eingesetzt werden können, beispielsweise durch die Verlängerung der Projektlaufzeit. Sollte das der Fall sein, informieren Sie Stiften für alle e.V. bitte über die Verlängerung der Projektlaufzeit (siehe hierzu auch den Punkt Änderungen in der laufenden Projektarbeit). Wenn aber am Ende doch Geld übrigbleibt, werden Sie nach der abschließenden Prüfung der Verwendungsnachweise durch Stiften für alle e.V. entsprechend zu einer Rückzahlung der Restmittel aufgefordert. Die Bürgerstiftung ist dann verpflichtet, das Geld an den Verein Stiften für alle e.V. zurückzuüberweisen.

Bitte warten Sie hierfür auf die entsprechende Rückzahlungsforderung durch den Verein Stiften für alle e.V. mit den nötigen Zahlungsinformationen.

Die Bürgerstiftungen und externe Projektträger sind nicht verpflichtet auf die Förderung durch Stiften für alle e.V. oder den NDR hinzuweisen, können es aber in die Kommunikation aufnehmen. Bürgerstiftungen dürfen die Förderzusage durch die Benefizaktion „Hand in Hand“ nennen und auch das Hand-in-Hand-Logo dafür verwenden. Nicht gestattet ist die Nennung von Geldbeträgen. Bitte geben Sie diese Informationen auch an die Projektträger weiter.

Download des Logos

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an: antragsportal@buergerstiftungen.de